Ik ontvang met regelmaat emails van ZZP-ers of MKB-ers zonder logo in de email handtekening. Ook heb ik heb de laatste tijd meerdere, onverzorgde varianten gezien. Een gemiste kans! Een goede eerste indruk maakt een groot verschil. Plus een logo in je email vergroot ook de herkenbaarheid van jouw bedrijf.

Het mooie is dat elk mailtje dat je verstuurt, je automatisch kan voorzien van jouw digitale handtekening. Het is zo gemaakt en staat professioneel. Heb je er al 1? Goed, dan zijn er voor jou enkele nog wat tips om je email handtekening te verbeteren.

Opmaak en huisstijl

De email handtekening kun je zien als digitaal visitekaartje. Die moet dus ook in jouw huisstijl worden opgemaakt. Je kan de tekst in gekke kleuren zetten, waarmee je waarschijnlijk wel opvalt, maar het ziet er echt niet professioneel uit. Schrijf alle tekst in de email zelf in een donkere kleur. Zwart heeft het meeste contrast en leest daarom het makkelijkst.
Het gebruik van een vette of krullende letter is al snel storend.

Je wilt 1 uitstraling voor iedereen in het bedrijf. Dat is echt noodzakelijk. Samen stuur je tientallen of honderden mailtjes per dag. Je wil consequent overkomen bij je klanten en leveranciers. Je kan daarom het beste een template maken, waarbij je alleen persoonlijke gegevens per werknemer hoeft te veranderen.

Welke gegevens zet je in een email handtekening?

• Begin met “met vriendelijke groet”, gevolgd door je naam en daaronder je bedrijfsnaam. Zo weten ze in elk geval van wie de mail komt.
• Bedrijfslogo. Dat staat niet alleen professioneel, maar zorgt ook voor herkenning.
• Een telefoonnummer is handig. Maar welk nummer plaats je? De werknemers (prive) nummer of het nummer van de zaak. Vaak is een algemeen nummer beter, omdat er dan een buffer tussen zit. Als er dan iemand niet aanwezig is, krijgt je klant toch iemand aan de lijn.

Tip: klanten zien nog steeds liever een vast telefoonnummer dan een mobiel nummer (al wordt dat sentiment steeds minder). Een vast nummer wordt gezien als professioneler. En geeft meer vertrouwen dat je een echt bedrijf bent.

• Website adres. Mensen die nog niet erg bekend zijn met je bedrijf kunnen dan je website bezoeken voor meer informatie.
• Social media links. Uiteraard kun je linken naar de LinkedIn pagina van je bedrijf of je eigen LinkedIn profiel. Let wel dat werknemers niet linken naar hun eigen Facebook profiel. Mocht je Facebook vermelden, zet er dan wel bij waarom ze je moeten volgen (bijvoorbeeld: ontvang wekelijks tips)

Tip: Geef jouw contacten een voorproefje van jouw inhoud: zet een recente tweet of een stukje uit een blogbericht

Er is geen plaats voor een heel blog bericht onder jouw handtekening. Maar een stukje eruit kan goed werken. Of voeg een link naar sociale media toe, waardoor ze met 1 klik jou kunnen volgen op Twitter, LinkedIn of Facebook. Dit kan erg goed werken. Toen bijvoorbeeld Unilever een Facebook link had toegevoegd, groeide hun aantal volgers in slechts 10 maanden van 40.000 tot 235.000 (helemaal gratis!).

Bonus 1: Als je een actie hebt, kun je die tijdelijk ook vermelden in je emailhandtekening
Bonus 2: Nieuw product gelanceerd? Zet die in je emailhandtekening.
Een laatste tip: een kleine foto van de persoon bij de handtekening maakt de mail persoonlijker. Dat helpt met het opbouwen van relaties.

Even opletten: als je handtekening erg breed wordt, zal die niet goed worden weergegeven in het voorbeeldvenster van Outlook en het venster dat wordt geopend door te dubbelklikken. Gebruik maximaal ongeveer 600 – 650 pixels te gebruiken. Zo zorg je ervoor dat er niets wegvalt.

Niet doen: animatie / gif
Probeer animaties in handtekeningen te vermijden. In Outlook kan geen ingesloten video of een gif worden weergegeven.

Test
En als laatste test, test en nog een test. Stuur een mailtje naar je privé mail vanaf je zakelijk adres. Komt de mail goed aan? Ziet de handtekening er goed uit? En op mobiel ook?

p.s.
Je geruikt toch wel een emailadres dat gekoppeld is aan je domeinnaam? Bijvoorbeeld hallo@mijndomein.nl